7 Nguyên Tắc Vàng cho Giao Tiếp hiệu quả
7 Nguyên Tắc Vàng Cho Giao Tiếp Hiệu Quả - Minh Họa Sinh Động Qua Ví Dụ
Giao tiếp hiệu quả là khi bạn nói ra, người nghe hiểu ngay, và họ phản hồi lại một cách rõ ràng. Nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế không phải vậy!
Mọi người thường xuyên giao tiếp với nhau, nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả. Chính điều này đã gây ra biết bao hiểu lầm và xung đột không đáng có.
Vậy đâu là rào cản của một giao tiếp hiệu quả? Có thể kể đến như việc không chịu lắng nghe, tâm lý không thoải mái, khả năng hiểu kém, thiếu tập trung, cách diễn đạt mơ hồ, dùng từ ngữ không phù hợp,...
Vậy bí quyết nào giúp chúng ta giao tiếp hiệu quả hơn? Làm sao để nâng tầm kỹ năng giao tiếp của bản thân?
Trong thời đại công nghệ số, chúng ta kết nối với nhau liên tục qua tin nhắn, email, báo cáo, hội nghị,... Vậy phải làm sao để nổi bật giữa dòng người đầy tài năng?
7 Nguyên tắc vàng của giao tiếp hiệu quả
7 nguyên tắc vàng của giao tiếp, được Scott Cutlip và Allen Center đề xuất vào năm 1952 trong cuốn sách "Quan hệ công chúng hiệu quả", đã trở thành một chiến lược giao tiếp được ứng dụng rộng rãi trên toàn cầu và là một trong những chiến lược hiệu quả nhất cho đến nay.
Các nguyên tắc (7 chữ C) bao gồm:
Completeness (Đầy đủ)
Correctness (Chính xác)
Conciseness (Súc tích)
Courtesy (Lịch sự)
Clarity (Rõ ràng)
Consideration (Chu đáo)
Concreteness (Cụ thể)
Những nguyên tắc này được áp dụng cho cả giao tiếp bằng văn bản và lời nói. Người nào hiểu rõ và vận dụng khéo léo 7 nguyên tắc này có thể trở thành một người giao tiếp giỏi và hiệu quả.
1. Đầy Đủ (Completeness)
Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của giao tiếp hiệu quả. Tính đầy đủ đề cập đến việc cung cấp toàn bộ thông tin về một vấn đề nào đó, thay vì chỉ nói một cách sơ sài, thiếu chi tiết. Người nhận có quyền được tiếp cận đầy đủ thông tin để có thể theo dõi dòng lập luận của người gửi về vấn đề đang được thảo luận.
Ví dụ:
Khi Peter nói với Shawn: "Hãy viết một đoạn văn ngắn về khoa học dữ liệu và gửi cho tôi", Shawn đã không thể hiểu được ngữ cảnh của yêu cầu. Rất nhiều câu hỏi xuất hiện trong đầu Shawn như: Chủ đề cụ thể là gì? Độ dài bao nhiêu? Phong cách viết như thế nào? Bài viết này sẽ được sử dụng ở đâu?...
Thay vào đó, Peter có thể diễn đạt yêu cầu của mình một cách đầy đủ hơn: "Shawn, tôi muốn bạn viết một bài luận ngắn khoảng 100-200 từ về xu hướng mới nhất trong lĩnh vực khoa học dữ liệu. Hãy gửi cho tôi trước cuối ngày hôm nay. Tôi cần nó cho blog của chúng ta."
Tính đầy đủ đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi giao việc cho cấp dưới, bởi vì họ cần những hướng dẫn chi tiết để thực hiện nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả.
2. Chính Xác (Correctness)
Sức mạnh thuyết phục và giá trị của lời nói nằm ở tính chính xác và đáng tin cậy của nó. Thà im lặng còn hơn nói về điều mà bạn không chắc chắn. Tính chính xác của lời nói phản ánh trực tiếp nhân cách của bạn, vì vậy nó cần được đặt lên hàng đầu.
Một số khía cạnh của tính chính xác bao gồm:
Sự thật: Thông tin được sử dụng phải chính xác, có nguồn gốc rõ ràng và đáng tin cậy.
Ngôn ngữ: Ngôn ngữ sử dụng phải phù hợp với ngữ cảnh, đối tượng giao tiếp và mục đích truyền đạt.
Ngữ pháp: Ngữ pháp phải chính xác để đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Nếu khán giả phát hiện bất kỳ lỗi sai nào trong bài nói của bạn, giá trị của nó sẽ bị giảm sút và họ có thể bị phân tâm. Uy tín của người nói cũng sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, từ đó làm giảm hiệu quả của giao tiếp.
Xem thêm lý thuyết liên quan: Rào cản ngôn ngữ (Language Barriers).
3. Sự Ngắn Gọn (Conciseness)
Ngắn gọn là giữ cho lời nói súc tích và trúng trọng tâm. Không ai thích nghe một bài phát biểu dài dòng và lê thê, bởi vì mọi người rất dễ mất hứng thú và sự tập trung. Khi giao tiếp hoặc phát biểu, mục tiêu cuối cùng là đảm bảo thông điệp được tiếp nhận đúng và đủ ý nghĩa. Thiếu sự ngắn gọn sẽ dẫn đến mất đi giá trị cốt lõi của nội dung. Hãy đảm bảo rằng lời nói của bạn ngắn gọn và xúc tích.
Ví dụ:
Thông điệp cần truyền đạt: "Bạn có thể đón Amanda ở sân bay giúp tôi được không?"
Cách truyền đạt: "Hôm qua là một ngày mệt mỏi. Tối qua tôi đã không thể ngủ ngon. Vợ tôi bị đau nửa đầu nặng và cô ấy đang nghỉ ngơi. Sáng nay tôi không thể ăn sáng và tôi rất mệt. Amanda đã đáp chuyến bay từ Indonesia vào tối qua. Cô ấy sẽ đến đây trong ít giờ nữa. Sẽ thật tuyệt nếu có ai đó có thể đón cô ấy ở sân bay."
Trong ví dụ này, thông điệp rất đơn giản. Tuy nhiên, người gửi đã làm cho nó trở nên phức tạp và khiến người nhận cảm thấy bối rối, khó chịu hoặc mệt mỏi. Người nhận thậm chí có thể từ chối yêu cầu. Cách truyền đạt thông điệp như vậy khiến thông điệp mất đi giá trị của nó.
Xem thêm lý thuyết liên quan: Rào cản ngữ nghĩa (Semantic Barriers)
4. Lịch Sự (Courtesy)
Lịch sự nghĩa là giao tiếp với sự nhã nhặn, chân thành và tôn trọng người đối diện. Nó tự nhiên sẽ nâng cao giá trị của giao tiếp. Lịch sự là một xu hướng xuất phát từ sự đồng cảm với mọi người.
Lịch sự không chỉ đơn thuần là sử dụng những cụm từ lịch sự, hoa mỹ như "cảm ơn", "xin lỗi", "làm ơn" và "xin phép". Nó còn có nghĩa là trung thực, tôn trọng và đồng cảm với mọi người, không đưa ra những lời nhận xét mỉa mai hay bất kỳ hình thức công kích thụ động nào khác.
Một ví dụ kinh điển có thể được lấy từ bộ phim nổi tiếng "Mean Girls", trong đó Regina nói với một người bạn cùng lớp rằng cô ấy rất thích chiếc váy mà cô gái đó đang mặc. Khi cô gái rời đi, Regina sẽ nói với cô bạn Cady của mình rằng đó là chiếc váy xấu nhất mà cô từng thấy. Đây là một ví dụ về cách bạn không nên giao tiếp.
Trong nhiều trường hợp, mọi người sử dụng sức mạnh của trí tuệ và địa vị của họ để coi thường hoàn cảnh của người khác. Điều này đặc biệt phổ biến ở những người bắt nạt những người yếu thế hơn về sự nhút nhát, hoàn cảnh xuất thân, giới tính và màu da của họ.
Ngôi sao điện ảnh quốc tế Priyanka Chopra đã kể lại trong một cuộc phỏng vấn về những ngày tháng học trung học của cô, khi cô bị bạn học bắt nạt một cách nghiêm trọng. Cô bị gọi bằng những cái tên như "brownie" vì màu da và sắc tộc của mình, đến nỗi cô buộc phải ăn trưa bên trong nhà vệ sinh.
Xem thêm lý thuyết liên quan: Giao tiếp Quyết đoán (Assertive Communication)
5. Rõ ràng (Clarity)
Rõ ràng là truyền tải thông điệp chính xác và dễ hiểu cho người nhận. Trước khi quyết định nói, hãy xác định rõ mục tiêu của bạn cho cuộc trò chuyện. Hãy cho người khác biết mục tiêu của bạn cho sự tương tác này là gì. Để làm cho lời nói của bạn rõ ràng, hãy luôn sử dụng ngôn ngữ đơn giản thay vì sử dụng những cụm từ phức tạp khiến cho việc hiểu trở nên khó khăn.
Người nhận không nên bị bắt phải "đọc giữa các dòng" (đoán già đoán non). Ngay cả khi nội dung có bản chất phức tạp, hãy cố gắng chia nhỏ ý tưởng của bạn, chắt lọc nó và làm cho nó càng đơn giản và rõ ràng càng tốt, vì điều đó sẽ giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin.
6. Chu đáo (Consideration)
Chu đáo khá giống với lịch sự. Nó có nghĩa là quan tâm đến người khác và đặt mình vào vị trí của họ khi nói chuyện. Nói cách khác, bạn nói chuyện với ai đó theo cách mà bạn muốn người khác nói chuyện với mình.
Ví dụ: nếu bạn muốn người khác nói chuyện với mình bằng sự tôn trọng và lịch sự, bạn cũng sẽ thể hiện những hành vi tương tự đối với họ. Cũng giống như lịch sự, một người nên đồng cảm một cách tự nhiên để có thể thể hiện sự chu đáo đối với người khác. Khi bạn chu đáo, bạn chân thành quan tâm đến lợi ích của mọi người.
Chu đáo cũng có nghĩa là hiểu rõ các yếu tố tình huống của đối tượng mà bạn đang nói chuyện. Nếu bạn đang có một bài nói chuyện về vật lý thiên văn cho một nhóm trẻ em bảy tuổi, phản ứng duy nhất mà bạn sẽ nhận được là những tiếng ngáp và ngáy ngủ; thậm chí có thể là một vài tiếng cười khúc khích nếu bạn may mắn.
Vì vậy, khi bạn nói chuyện với ai đó, hãy nhớ lưu ý đến hoàn cảnh của họ như độ tuổi, trình độ ngôn ngữ, văn hóa, trình độ học vấn, trạng thái tinh thần, tính cách, sở thích, v.v. để bạn có thể gần gũi với khán giả của mình và thông điệp mà bạn muốn truyền tải sẽ đến được với họ một cách thành công.
7. Cụ thể (Concreteness)
Giao tiếp cụ thể có nghĩa là thông điệp của bạn rõ ràng, có ý nghĩa và tập trung. Bạn không vòng vo tam quốc để đi đến một điểm nào đó. Thay vào đó, nó chắc chắn và súc tích. Bạn tránh những thông điệp mơ hồ và chỉ tập trung vào việc làm cho thông tin của bạn được người nhận tiếp thu một cách tốt nhất. Lời nói của bạn rõ ràng nhưng tràn đầy thông tin hữu ích. Bạn kết hợp bằng chứng thực tế và con số để nâng cao tính xác thực cho lời nói của mình.
Ví dụ: khi bạn nói "Trầm cảm là một vấn đề toàn cầu", bạn không chỉ đưa ra lời khẳng định một cách đơn thuần mà còn đưa ra số liệu thống kê và bằng chứng thực nghiệm để hỗ trợ cho tuyên bố của mình.
Và bây giờ, đối với những bài thuyết trình sắp tới của bạn, hãy nhớ làm theo những chiến lược này và thể hiện sự tự tin của bạn. Những chiến lược hiệu quả này có thể đưa bạn đến thành công tại nơi làm việc.
Nguồn: The 7 C’s of Effective Communication – Explained with Examples
Chuyển ngữ: Tu sĩ Lm. Phêrô Nguyễn Văn Dũng, OFM
