Rào cản vật lý và môi trường
RÀO CẢN VẬT LÝ VÀ MÔI TRƯỜNG
Những rào cản chính thuộc bình diện vật lý và môi trường bao gồm thời gian, địa điểm, không gian, khí hậu và tiếng ồn. Một số yếu tố trong đó có thể được điều chỉnh tương đối dễ dàng, trong khi một số yếu tố khác có thể trở thành những trở ngại nghiêm trọng đối với tiến trình truyền thông hiệu quả. Các yếu tố này có thể chỉ gây xao nhãng, dẫn đến sự thiếu chú ý, nhưng cũng có thể làm biến đổi hoàn toàn thông điệp, gây nên tình trạng truyền thông sai lệch.
Thời gian
Thời gian giữ một vai trò quan trọng trong tiến trình truyền thông. Chúng ta thường nghe những cách diễn đạt như “cảnh báo kịp thời” hay “lời khuyên đúng lúc”. Những cách nói này cho thấy thời gian là một yếu tố đáng kể trong truyền thông. Một tổ chức mong đợi những kết quả nhanh chóng thì không thể để các kênh truyền thông của mình vận hành chậm chạp. Sự chênh lệch múi giờ giữa các quốc gia ở châu Âu, châu Mỹ và châu Á cần được khắc phục bằng việc sử dụng những kênh truyền thông hiện đại và nhanh chóng. Trong thế giới truyền thông hiện đại, tốc độ truyền thông đã trở thành một tiêu chí then chốt.
Mỗi cơ quan hay tổ chức cần chọn một kênh truyền thông nhanh chóng, đồng thời có những phương án thay thế thích hợp. Chẳng hạn, người ta có thể chọn kênh truyền thông trực tiếp mặt đối mặt để đưa ra chỉ dẫn cho một công nhân; sử dụng hệ thống phát thanh công cộng để tiếp cận một số lượng lớn người đang phân tán trên một khu vực rộng; dùng tín hiệu thị giác trong việc quản lý đám đông; hoặc dùng hệ thống chuyển phát để liên lạc với khách hàng ở xa. Các cơ quan đường sắt và hàng không hiện nay sử dụng hệ thống thông báo bằng giọng nói được lập trình trên máy tính để cập nhật liên tục thông tin về giờ đến và giờ đi. Các dịch vụ ngân hàng hiện đại qua hệ thống ghi âm giọng nói cũng đang được sử dụng rộng rãi. Tất cả những phát triển này nhấn mạnh tầm quan trọng của thời gian trong hoạt động truyền thông. Tính cấp bách của mục tiêu thường quyết định việc lựa chọn phương tiện truyền thông. Trong thời hiện đại, những kênh truyền thông chậm chạp và mất nhiều thời gian đang dần được thay thế bằng những kênh truyền thông nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Không gian
Không gian giữ một vai trò quan trọng trong tình huống truyền thông bằng lời nói. Nó có thể trở thành rào cản đối với truyền thông, nhưng cũng có thể là yếu tố hỗ trợ, giúp thúc đẩy truyền thông tốt đẹp. Các chuyên gia phân loại tình huống truyền thông khẩu ngữ dựa trên khoảng cách được duy trì giữa người gửi và người nhận, gồm bốn cấp độ: thân mật, cá nhân, chính thức và công cộng.
Không gian thân mật
Khi khoảng cách giữa người mã hóa, tức người gửi, và người giải mã, tức người nhận, nhỏ hơn một foot rưỡi, khoảng 45 cm, tình huống ấy được gọi là thân mật. Chẳng hạn, người mẹ âu yếm đứa con nhỏ, cha và con, hoặc vợ chồng trong hoàn cảnh gia đình và riêng tư thường truyền thông với nhau trong cấp độ không gian thân mật.
Không gian cá nhân
Bạn bè và những người đồng trang lứa khi truyền thông với nhau thường duy trì khoảng cách khoảng hai đến ba feet, tức khoảng 60 đến 90 cm. Đây được xem là khoảng cách cá nhân.
Không gian chính thức
Trong các tình huống chính thức, khoảng cách không gian nên ở mức ít nhất bốn đến năm feet, tức khoảng 1,2 đến 1,5 mét, tùy theo tính chất của thông điệp hoặc thông tin được truyền đạt.
Không gian công cộng
Trong tình huống công cộng, khoảng cách giữa người nói, tức người mã hóa, và người nghe, tức người giải mã, ở đây là cử tọa, nên trên mười feet, tức hơn 3 mét.
Bất cứ sự thu hẹp nào dưới các chuẩn mực không gian tối thiểu này đều có thể dẫn đến những tình huống khó xử hoặc gây lúng túng. Nói chung, người Mỹ và người châu Âu không muốn không gian cá nhân của mình bị xâm phạm. Họ thường gọi vùng không gian riêng quanh thân thể là “bong bóng cơ thể”, một vùng mà họ không muốn bị người khác xâm nhập cách không mong muốn. Trong khi đó, nhiều người châu Á và người Trung Đông thường không đặt nặng vấn đề khoảng cách không gian theo cùng một cách hiểu. Vì thế, không gian có thể trở thành rào cản trong các tình huống truyền thông khẩu ngữ liên văn hóa hoặc xuyên quốc gia. Tình trạng quá đông trong thang máy, chen lấn ở hành lang văn phòng, hay xô đẩy trên các phương tiện giao thông công cộng đều là những yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến truyền thông như những rào cản. Việc duy trì khoảng cách phù hợp sẽ giúp vượt qua rào cản này, giảm thiểu truyền thông sai lệch và ngăn ngừa sự méo mó của thông điệp hoặc thông tin.
Địa điểm
Địa điểm hay nơi diễn ra tiến trình truyền thông cũng có thể trở thành một rào cản đối với truyền thông hiệu quả. Chỉ cần so sánh đơn giản giữa môi trường tại một văn phòng nhà nước hoặc văn phòng đô thị với bầu khí làm việc trong một công ty đa quốc gia, ta có thể thấy địa điểm và môi trường chung quanh giữ vai trò quan trọng như thế nào đối với truyền thông hiệu quả. Một nơi chốn bất tiện, bàn ghế ọp ẹp, ánh sáng kém, không gian không đủ rộng đều là những yếu tố khiến con người dễ trở nên cáu kỉnh, thiếu kiên nhẫn và bực bội. Sự va chạm và xung đột dễ phát sinh trong những nơi như thế, làm tổn hại đến mọi giao dịch công việc, chưa nói đến truyền thông trong công việc. Dù đây là một phần của công tác quản trị văn phòng, tác động của nó như một rào cản đối với tiến trình truyền thông là điều không thể tránh khỏi. Một môi trường tốt, có ánh sáng phù hợp và thông khí đầy đủ sẽ thúc đẩy truyền thông hiệu quả.
Khí hậu
Các báo thường viết rằng “các cuộc đàm phán đã diễn ra trong bầu khí thân thiện và trong một môi trường thuận lợi”. Dù từ “khí hậu” ở đây có thể được hiểu theo nghĩa bầu khí quan hệ nhân sự đang hiện diện, cũng không quá lời khi nói rằng nhiệt độ thực tế trong phòng cũng giúp con người giữ được sự bình tĩnh. Một khí hậu không thuận lợi có thể trở thành rào cản đối với truyền thông, dẫn đến những nhận thức hoặc quyết định sai lầm.
Tiếng ồn
Tiếng ồn là một rào cản vật lý đối với truyền thông hiệu quả. Tiếng ồn có thể phát sinh từ một nguồn bên ngoài, nhưng cũng có thể xuất hiện ngay trong vòng mạch truyền thông. Truyền thông hiệu quả không thể đạt được chỉ bằng cách nói to hay la lớn. Trên sàn nhà máy, tại bến xe buýt hoặc nhà ga, truyền thông hiệu quả hầu như là điều không thể nếu không có những điều kiện hỗ trợ thích hợp. Không ai nên cố gắng nói át tiếng máy móc để đạt được truyền thông thành công. Thay vào đó, người truyền đạt cần chọn một nơi tốt hơn, ít tiếng ồn hơn, để chuyển tải thông điệp hoặc thông tin của mình. Tiếng ồn làm méo mó thông điệp và trở thành rào cản đối với truyền thông hiệu quả.
CÁC RÀO CẢN TRONG TRUYỀN THÔNG
Các rào cản trong truyền thông có thể bao gồm:
Rào cản phát sinh từ những cách nhận thức khác nhau về thực tại
Rào cản trong truyền thông nói chung
Rào cản đối với truyền thông hiệu quả
Rào cản trong truyền thông bằng văn bản
Ngôn ngữ cơ thể như một rào cản đối với truyền thông khẩu ngữ hiệu quả
Nguyên nhân của các rào cản tâm lý, định nghĩa và ví dụ
Rào cản văn hóa trong truyền thông
Rào cản ngôn ngữ trong truyền thông
Phương tiện truyền thông không phù hợp như một rào cản
Truyền thông sai lệch
Rào cản vật lý hoặc môi trường
Rào cản tâm lý hoặc thái độ
Rào cản ngữ nghĩa
Chưa có Đánh giá/Bình luận nào được đăng.
Hãy trở thành người đầu tiên đóng góp nội dung cho Bài viết này.
