Những rào cản đối với truyền thông hiệu quả
NHỮNG RÀO CẢN ĐỐI VỚI TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ
Khi tình hình trở nên căng thẳng, một cuộc tranh cãi lớn bùng nổ giữa Nicole và Petra. Họ buông ra những lời lẽ thô tục và những câu nói gây tổn thương cho nhau mà không ý thức được những hậu quả có thể xảy đến sau đó. Trong khoảnh khắc bị cảm xúc lấn át, cả hai quên hết những gì tốt đẹp về nhau và để cho các xung động hoàn toàn chi phối mình.
Vậy chính xác vấn đề là gì?
Petra nói rằng Nicole đã rẽ sai đường, đáng lẽ họ phải rẽ trái.
Nicole đáp rằng cô cũng đang cố tìm đường, và cô không phải là một thiết bị định vị GPS biết đi.
Bên ngoài, tiếng còi xe và tiếng giao thông ngày càng trở nên ồn ào.
Petra thốt lên rằng cô ghét điều này.
Nicole liền hiểu rằng Petra ghét mình. Cô nói rằng sau tất cả những gì cô đã làm, điều cô nhận lại chỉ là sự ghét bỏ.
Petra cố giải thích rằng cô không hề nói như vậy.
Nicole lại khẳng định Petra đã nói đúng như thế.
Và cuộc đối thoại cứ tiếp tục leo thang.
Chúng ta quan sát được gì trong ví dụ này? Một số yếu tố bên ngoài đang ảnh hưởng đến chất lượng cuộc trò chuyện giữa hai người. Vậy đâu là những loại rào cản khác nhau làm suy giảm hiệu quả của truyền thông?
Rào cản truyền thông là gì?
Rào cản truyền thông là những yếu tố bên trong và bên ngoài làm suy giảm chất lượng của tiến trình truyền thông. Chúng hoạt động như những trở ngại trong việc lắng nghe hoặc diễn đạt, từ đó làm sai lệch bản chất thật của truyền thông và dẫn đến những cách hiểu sai hoặc những sự hiểu lầm.
Tiến trình truyền thông phải đi qua nhiều loại rào cản khác nhau. Mỗi loại rào cản ảnh hưởng đến truyền thông theo một cách riêng. Vậy Nicole và Petra đã gặp phải loại rào cản truyền thông nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.
Các loại rào cản truyền thông
Những rào cản đối với truyền thông hiệu quả xuất hiện dưới nhiều hình thức. Có những rào cản rất dễ nhận thấy, nhưng cũng có những rào cản rất tinh vi mà vẫn có ảnh hưởng đáng kể. Các rào cản này thường được phân loại theo bản chất của chúng, chẳng hạn như rào cản vật lý, rào cản tâm lý, rào cản văn hóa, rào cản ngôn ngữ, rào cản ngữ nghĩa và nhiều loại khác.
Rào cản vật lý Rào cản vật lý là bất kỳ yếu tố vật chất hoặc môi trường nào làm cho truyền thông không thể diễn ra cách hiệu quả. Đây là những trở ngại hiện diện trong môi trường, khiến việc truyền thông trở thành một nhiệm vụ khó khăn.
Một số rào cản vật lý phổ biến nhất là khoảng cách không gian, tiếng ồn, thời gian, địa điểm và phương tiện truyền thông. Những yếu tố này có thể làm suy giảm giá trị của truyền thông, vì chúng ảnh hưởng đến khả năng xử lý và giải thích thông tin một cách hiệu quả.
Trong đại dịch COVID năm 2020, nhiều người cảm thấy khó khăn khi làm việc tại nhà, vì vấn đề kết nối mạng thường xuyên xảy ra ở các vùng nông thôn và vùng xa. Hơn nữa, không phải ngôi nhà nào cũng có thể trở thành một môi trường phù hợp cho công việc. Điều này khiến công việc trở nên mệt mỏi và căng thẳng hơn.
Tốt hơn hết, nên tạo một không gian làm việc riêng tư, tránh tiếng ồn và các yếu tố gây gián đoạn. Những sự xao nhãng như sử dụng mạng xã hội hoặc chơi trò chơi trên điện thoại có thể lấy mất nhiều giờ làm việc quý giá.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản vật lý
Tùy theo vấn đề cụ thể đang gặp phải, ta có thể áp dụng những biện pháp phù hợp để xử lý và giảm đáng kể tác động của các rào cản này trong truyền thông.
Việc sử dụng các phát triển công nghệ mới như điện thoại, thư điện tử, WhatsApp, Facebook và các phương tiện tương tự giúp giảm đáng kể khoảng cách trong truyền thông liên vị, vì chúng cho phép chuyển tải thông điệp cách tức thời.
Cần luôn chọn một môi trường phù hợp với loại hình cuộc họp, dù là chính thức hay không chính thức. Nơi ấy nên ít đông đúc, ít tiếng ồn và có sự thông thoáng tốt hơn.
Những không gian chật chội, đồ đạc cũ kỹ và bất tiện, ánh sáng kém, bàn làm việc sắp xếp không hợp lý là những yếu tố có thể làm hỏng cuộc trò chuyện, đặc biệt trong môi trường tổ chức.
Việc ấn định thời gian riêng cho các cuộc họp ban điều hành, thảo luận nhóm, các buổi góp ý và những hoạt động tương tự có thể giảm thiểu sự hiểu sai trong dòng chảy thông tin của tổ chức. Nói cách khác, nên truyền đạt từng vấn đề một vào những thời điểm thích hợp.
Cần bảo đảm rằng bộ phận tiếp nhận và bàn hỗ trợ luôn mở cửa và dễ tiếp cận đối với mọi nhân viên trong văn phòng. Điều này giúp giải đáp thắc mắc kịp thời và cung cấp sự hỗ trợ tức thì cho những ai cần đến.
Rào cản tâm lý Khi hiệu quả truyền thông bị cản trở bởi trạng thái tâm lý của người gửi hoặc người nhận, ta có thể gọi đó là rào cản tâm lý trong truyền thông.
Con người trải nghiệm nhiều cảm xúc phức tạp như giận dữ, trầm buồn và căng thẳng. Các trạng thái tinh thần và rối loạn tâm lý, sự buồn ngủ, mệt mỏi, thất vọng, phấn khích, chán nản, thờ ơ, lo lắng và nhiều yếu tố khác đều có thể trở thành những tác nhân gây nhiễu trong truyền thông hiệu quả.
Những yếu tố tâm lý khác bao gồm tâm thế phòng vệ và sự thiếu tự trọng. Khi một người ở trong trạng thái phòng vệ, họ có xu hướng chặn lại các ý kiến của người khác và biến truyền thông thành một tiến trình một chiều.
Ngược lại, một người có cảm thức thấp về giá trị bản thân có thể tránh bày tỏ quan điểm của mình, vì tin rằng mình sẽ trở nên lố bịch trong mắt người khác. Vì thế, sự đóng góp của họ vào cuộc trò chuyện trở nên rất ít, thậm chí gần như không có.
Chẳng hạn, dù Kiara đang ở giữa một nhóm người đang thảo luận về đề tài mà cô yêu thích là các tôn giáo trên thế giới, cô vẫn giữ im lặng, vì tin rằng nếu nói điều gì đó sai, cô có thể tự làm mình xấu hổ.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản tâm lý
Hãy bảo đảm rằng cả bạn và người đối thoại đều đã sẵn sàng về mặt tinh thần cho cuộc trò chuyện.
Hãy chú ý đến những dấu hiệu nơi thân thể của người nhận, đồng thời cố gắng nhận ra mức độ quan tâm và sự sẵn sàng tiếp nhận thông tin của họ. Trước khi tiếp tục, tốt hơn nên hỏi cách cởi mở và chân thành về tình trạng thể lý cũng như tinh thần của họ.
Chẳng hạn, khi Trisha bắt đầu kể về người sếp thô lỗ của mình, Katy nói rằng lúc ấy cô chưa có tâm trạng để lắng nghe, nhưng hứa sẽ nghe toàn bộ câu chuyện khi cảm thấy khá hơn.
Người gửi cần nhạy bén trước tâm trạng của người nhận. Chẳng hạn, nói với một người đang lo âu về nhiều tình huống gây lo âu khác nhau có thể không phải là điều thích hợp.
Việc nhìn nhận các suy nghĩ và ý tưởng của người nói giúp họ cảm thấy được tôn trọng. Điều này cũng có thể góp phần xây dựng các mối tương quan liên vị.
Tốt hơn hết là nên giữ thinh lặng khi đang giận dữ. Sự giận dữ và hấp tấp thường cản trở lời khuyên khôn ngoan.
Những rào cản như giận dữ có thể được xử lý bằng cách thực hành các kỹ thuật thư giãn, chẳng hạn như bài tập thở và các kỹ thuật giúp con người trở về với hiện tại.
Đôi khi cảm giác quá tải cũng có thể là một rào cản trong truyền thông. Có thể xử lý điều này bằng cách cho người nói biết tình trạng của mình, hoặc chọn tạm dừng một thời gian để hồi phục năng lượng.
Rào cản văn hóa Jay là một sinh viên trao đổi đến từ Ấn Độ. Khi lần đầu tiên gặp gỡ người dân Canada, anh rất hào hứng vì được sống tại một đất nước mới và chứng kiến một nền văn hóa mới. Dù rất thích thời gian lưu trú tại đây, nhưng dần dần anh thấy khó hòa hợp với mọi người và trải nghiệm một cú sốc văn hóa mạnh mẽ. Anh nhận ra rằng nền văn hóa nơi anh xuất thân rất khác với những gì anh đang trải nghiệm.
Khi hiệu quả truyền thông giữa con người với nhau bị ảnh hưởng do khác biệt về bối cảnh văn hóa, điều này có thể dẫn đến rào cản văn hóa. Một số nền văn hóa rất trang trọng trong cách tương tác với người khác, trong khi những nền văn hóa khác lại thân mật và ít nghi thức hơn. Những khác biệt như thế có thể dẫn đến các tình huống lúng túng hoặc gây xúc phạm.
Thông thường, con người có những niềm tin nhất định về một số nền văn hóa. Những niềm tin này ảnh hưởng đến cách họ tương tác với những người đến từ các nền văn hóa khác, và đây có thể là một rào cản lớn.
Chủ nghĩa vị chủng cũng là một rào cản. Đó là khi một nhóm người cảm thấy nền văn hóa, tôn giáo hoặc sắc tộc của mình vượt trội hơn các nền văn hóa, tôn giáo và sắc tộc khác. Khi những niềm tin như thế được giữ một cách quá mạnh mẽ, chúng cản trở con đường dẫn đến truyền thông hiệu quả.
Có ba vấn đề khác nhau liên quan đến truyền thông liên văn hóa.
Hàm nghĩa của từ ngữ Đây có thể là một vấn đề lớn trong truyền thông liên văn hóa, vì cùng một từ có thể mang hai ý nghĩa khác nhau trong hai nền văn hóa khác nhau. Điều này có thể dẫn đến hiểu sai. Chẳng hạn, trong tiếng Nhật, từ “hai” có nghĩa là “tôi đang lắng nghe” hơn là “vâng, tôi đồng ý”. Vì thế, trong quá trình thương lượng, từ này có thể truyền đi một thông điệp sai.
Vấn đề ngữ nghĩa Khi chuyển dịch từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác, ý nghĩa có thể thay đổi đôi chút, hoặc được nhìn dưới một ánh sáng khác. Chẳng hạn, những từ như “hiệu quả” và “thị trường tự do” không có bản dịch trực tiếp hoàn toàn tương ứng trong tiếng Nga.
Khác biệt về giọng điệu Một số nền văn hóa sử dụng lối xưng hô trang trọng, trong khi những nền văn hóa khác lại dùng giọng điệu thân mật hơn. Ở những nền văn hóa khác nữa, giọng điệu thay đổi tùy theo bối cảnh. Vì vậy, việc sử dụng giọng điệu không phù hợp có thể gây lúng túng, thậm chí gây xúc phạm.
Chẳng hạn, tại một quốc gia như Hoa Kỳ, người ta thường nói khá to và quả quyết trong cách tương tác. Trong khi đó, tại một quốc gia như Nhật Bản, người ta thường nói nhẹ nhàng và đặt nhu cầu cũng như đòi hỏi của người khác lên trước nhu cầu của mình. Sự khác biệt này có thể xuất phát từ việc người Nhật duy trì nền văn hóa mang tính cộng đồng, trong khi người Mỹ đề cao nền văn hóa cá nhân.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản văn hóa
Nếu bạn là người sống và làm việc ở nước ngoài, làm việc trong môi trường toàn cầu hoặc trong một công ty đa quốc gia, hoặc đơn giản chỉ là một du khách, việc có ý thức liên văn hóa là một phẩm chất cần thiết. Điều này giúp bạn tránh những hành vi gây xúc phạm hoặc vi phạm các quy tắc công cộng.
Tốt hơn nên giả định rằng có sự khác biệt hơn là mặc nhiên cho rằng mọi người giống nhau. Vì thế, thay vì hành xử theo cách của người bản địa khi chưa hiểu rõ, nên giữ thái độ tôn trọng và trang trọng hơn, vì điều đó có thể giúp tránh nhiều rắc rối và lúng túng.
Trước khi vội vàng kết luận, cần cố gắng hiểu hành vi của người khác từ bối cảnh văn hóa của họ, thay vì chỉ dựa vào các yếu tố tình huống trước mắt.
Hãy thấu cảm với người đối diện xét theo các khác biệt văn hóa, nền tảng giáo dục, sắc tộc và những yếu tố liên quan khác.
Hãy dành cho người khác quyền được nghi ngờ tích cực, và xem những quan sát của mình chỉ như một giả thuyết. Sau đó, cần tìm kiếm các dữ kiện để kiểm chứng niềm tin của mình.
Việc sử dụng cử chỉ tay, hành động và ngôn ngữ ký hiệu có thể giúp ích rất nhiều cho sự hiểu biết lẫn nhau giữa những người không nói cùng một ngôn ngữ.
Rào cản ngôn ngữ Bạn đã bao giờ nói chuyện với một người nước ngoài chưa? Hoặc với một người không nói ngôn ngữ của bạn? Hãy nhớ lại khi ấy khó khăn như thế nào. Do nhiều yếu tố như trình độ học vấn, độ tuổi, bối cảnh sắc tộc và những điều kiện khác, năng lực ngôn ngữ của mỗi người có thể khác nhau. Sự khác biệt này có thể trở thành rào cản ngôn ngữ đối với dòng chảy trôi chảy của truyền thông.
Ngôn ngữ được xem là nguồn lực căn bản nhất của truyền thông. Tuy vậy, cũng có những nhân vật nổi tiếng như Lewis Carroll, người từng chịu ảnh hưởng của chứng tự kỷ và nói lắp, nhưng vẫn kể được nhiều câu chuyện được độc giả khắp thế giới đọc và ngưỡng mộ. Ông đã trở thành một phần trong tuổi thơ hạnh phúc của nhiều trẻ em.
Nghe có vẻ gây ngạc nhiên, nhưng Tổng thống Hoa Kỳ Joe Biden cũng từng gặp trở ngại về lời nói. Khi còn nhỏ, ông bị nói lắp nặng và trải qua nhiều năm bị bắt nạt, cho đến khi ông quyết định tự giúp mình và vượt qua trở ngại ấy một cách dứt khoát.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản ngôn ngữ
Việc sử dụng các từ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn và biệt ngữ có thể làm cho việc hiểu thông điệp trở nên khó khăn.
Kết hợp ngôn ngữ cơ thể phù hợp, chẳng hạn như các chuyển động của tay, có thể giúp ích cho truyền thông.
Việc sử dụng các phương pháp truyền thông thị giác cũng có thể đáp ứng mục đích truyền đạt.
Cần tránh sự mơ hồ và dài dòng, nhằm đạt tới lối truyền thông bằng lời và bằng văn bản đơn giản, chính xác và rõ ràng.
Các ứng dụng học ngôn ngữ và ứng dụng dịch thuật có thể giúp ích rất nhiều cho người làm việc từ xa hoặc người đi du lịch.
Rào cản công nghệ Mặc dù công nghệ đã làm cho truyền thông trở nên dễ dàng hơn, vẫn có những vấn đề mới xuất hiện cần được giải quyết. Đó là các hệ thống công nghệ lỗi thời, thiếu kết nối mạng ổn định, trục trặc thiết bị và những vấn đề phụ khác như virus máy tính, hộp thư đến quá đầy, thư điện tử bị lưu trong hộp thư đi thay vì được gửi đi. Những vấn đề này có thể cản trở truyền thông hiệu quả.
Trong thời gian gần đây, đại dịch toàn cầu đã đẩy mạnh việc chuyển đổi truyền thông sang các phương tiện dựa trên công nghệ, và những phương tiện này đã chứng tỏ khả năng hỗ trợ rất lớn. Công nghệ giúp con người dễ dàng tiếp cận các nguồn lực, đường dây hỗ trợ và nguồn nhân lực, nhờ đó làm cho toàn bộ quá trình trở nên bớt khó khăn hơn.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản công nghệ
Cần cập nhật hệ thống định kỳ, cài đặt các công cụ và phần mềm cần thiết như chương trình chống virus để duy trì tình trạng hoạt động tốt của thiết bị.
Nên sử dụng các phần mềm truyền thông kỹ thuật số mới như Zoom, Meet, Teams và những nền tảng tương tự để tổ chức tương tác một cách hiệu quả hơn.
Cần bắt buộc huấn luyện nhân viên cách cài đặt phần mềm, sử dụng thiết bị và vận hành máy móc. Những vấn đề này có thể làm hỏng truyền thông ở mọi cấp độ giữa các đồng nghiệp và dẫn đến mất năng suất.
Khi các trường học và đại học chuyển sang hình thức giảng dạy trực tuyến, nhiều vấn đề kỹ thuật cũng xuất hiện, chẳng hạn như thiếu kết nối ổn định, trục trặc hình ảnh và âm thanh, lỗi phần mềm, cũng như thiếu kiến thức vận hành phần mềm. Những vấn đề này có thể được xử lý bằng cách tổ chức các buổi hội thảo và thuyết trình chính thức, trong đó sinh viên và giảng viên được hướng dẫn toàn bộ chức năng vận hành của phần mềm và hệ thống máy tính.
Rào cản tổ chức Mặc dù truyền thông là một phần thiết yếu trong môi trường tổ chức, chính môi trường ấy cũng chứng kiến nhiều rào cản khiến truyền thông không thể diễn ra thành công. Một số vấn đề thường gặp trong tổ chức là cơ cấu phức tạp, các cấp bậc thứ bậc, điều kiện cơ sở vật chất trong tổ chức, cảm giác sợ hãi và lo lắng khi gặp cấp trên.
Chẳng hạn, Delta là một công ty đa quốc gia lớn với hơn năm nghìn nhân viên. Tại một chi nhánh, trong vài tuần liền, các nhân viên ở tất cả các phòng ban gặp vấn đề với Google Assistant. Vì công cụ này từng giúp họ truy xuất thông tin nhanh chóng, sự cố ấy đã gây ra nhiều chậm trễ trong việc nộp công việc và làm phát sinh các vấn đề trong dòng chảy truyền thông giữa nhân viên trong tổ chức.
Các nhân viên đã trình bày vấn đề với cấp trên, nhưng rồi nhận ra rằng không có hành động nào được thực hiện. Điều này khiến tổ chức rơi vào tình trạng có nhiều nhân viên bực bội và một khối lượng công việc tồn đọng rất lớn.
Cấp trên không chuyển vấn đề lên các nhà quản lý vì hiện tại tổ chức đang trong quá trình cắt giảm nhân sự. Bất kỳ nhận xét tiêu cực nào từ phía nhân viên cũng có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động ngay lập tức. Vì thế, người quản lý phải trình bày vấn đề theo cách lịch sự nhất có thể.
Ý thức về quyền lực nơi nhân viên, cùng với nỗi sợ mất việc, ảnh hưởng đến cách thông tin được chuyển đến những người có thẩm quyền. Các trưởng nhóm có xu hướng lọc thông tin thành một phác thảo đơn giản, thay vì trình bày cách đầy đủ và chi tiết, nhằm tránh những hậu quả không mong muốn.
Trường hợp này là một ví dụ về vấn đề trong truyền thông theo chiều dọc, cũng như sự khác biệt về vị trí trong một tổ chức.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản tổ chức
Có thể giảm số cấp bậc trong hệ thống thứ bậc, vì điều đó giúp bảo đảm dòng chảy truyền thông trôi chảy hơn giữa cấp trên và cấp dưới.
Cần nâng cấp các phương tiện công nghệ và các cơ sở vật chất cần thiết khác để tạo thuận lợi cho truyền thông trong tổ chức.
Các tổ chức có thể thiết lập những kênh truyền thông cởi mở và minh bạch giữa mọi nhân viên và nhà quản lý.
Việc xây dựng các phương tiện như hộp thư góp ý và cổng thông tin mở cho mọi thành viên trong tổ chức có thể tạo không gian để mọi người tham gia vào truyền thông hiệu quả.
Cần thiết lập những chính sách và quy định phù hợp trong tổ chức để tạo điều kiện cho truyền thông hiệu quả.
Tổ chức nên được thiết kế sao cho con người có thể gặp gỡ trực tiếp và tương tác với nhau.
Cơ cấu tổ chức cần ưu tiên tính thực tiễn hơn tính thẩm mỹ, nhằm bảo đảm truyền thông hiệu quả giữa nhân viên và cấp trên.
Rào cản ngữ nghĩa
Juan nói rằng đó là cách vật lý lượng tử vận hành.
Tom đáp rằng đó là một lượng thông tin quá lớn, và nói rằng mọi thứ nghe như tiếng Hy Lạp đối với anh.
Juan ngạc nhiên hỏi Tom muốn nói gì, vì Juan đã nói bằng tiếng Anh rất chuẩn.
Trong ví dụ này, Tom đã dùng thành ngữ “It’s all Greek to me”, nghĩa là thông tin ấy quá phức tạp đến mức anh không thể hiểu được. Tuy nhiên, Juan lại không nắm được ý nghĩa của câu nói đó.
Đây là một ví dụ về rào cản ngữ nghĩa. Rào cản này xuất hiện khi ý nghĩa của một thông điệp bị hiểu sai hoặc giải thích sai do thiếu hiểu biết về ngôn ngữ, do không nắm được các sắc thái nghĩa, hoặc do việc sử dụng các câu văn và từ vựng quá phức tạp khiến việc hiểu trở nên khó khăn.
Rào cản ngữ nghĩa cũng xảy ra do việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn, cách diễn đạt kém, những từ có nhiều nghĩa, thiếu thông tin hoặc đôi khi do bản dịch sai.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản ngữ nghĩa
Nên luôn sử dụng những từ đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu.
Cần bảo đảm sử dụng một ngôn ngữ được nhiều người cùng hiểu và sử dụng.
Hãy trình bày thông tin cách minh nhiên. Tránh mỉa mai và tránh các thông điệp mã hóa.
Hãy nâng cao ý thức liên văn hóa để cải thiện năng lực truyền thông.
Nếu lo ngại về nguy cơ bị hiểu sai, hãy viết nội dung ra hoặc gửi một thư điện tử chính thức cho người liên quan.
Rào cản cá nhân Rào cản cá nhân trong truyền thông là những đặc điểm cá nhân ngăn cản truyền thông diễn ra cách hiệu quả. Các đặc điểm này bao gồm tính cách, phong cách xã hội, mức độ tự tin, trang phục, cảm xúc, sự thiếu hiểu biết và những yếu tố tương tự. Một số kiểu tính cách có khuynh hướng bày tỏ suy nghĩ và quan điểm của mình nhiều hơn so với những kiểu tính cách khác.
Chẳng hạn, người hướng ngoại thường hòa đồng và sẵn sàng nói về những suy nghĩ nội tâm của mình mà không do dự. Ngược lại, người hướng nội thường thích giữ suy nghĩ cho riêng mình hơn là đưa chúng ra ánh sáng. Vì thế, sự khác biệt về tính cách có thể trở thành rào cản đối với truyền thông hiệu quả.
Một rào cản cá nhân khác là sự thiếu tự tin. Người thiếu tự tin thường do dự khi diễn tả quan điểm của mình, vì tin rằng họ sẽ bị chế nhạo hoặc bị coi thường. Điều này cũng làm suy giảm hiệu quả truyền thông.
Trang phục cũng có thể là một yếu tố quyết định thành công hoặc thất bại trong một số tình huống. Vì thế, việc ăn mặc không phù hợp với hoàn cảnh có thể trở thành một rào cản trong truyền thông.
Một số ứng viên bộc lộ nỗi sợ quyền bính và không sẵn lòng truyền thông tại nơi làm việc. Họ cảm thấy khó diễn tả ý kiến của mình trong các tình huống như thảo luận nhóm, họp ban điều hành và những bối cảnh tương tự.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản cá nhân
Luôn giữ một thái độ được xã hội chấp nhận khi tương tác với người khác.
Hãy rèn luyện nghệ thuật lắng nghe với sự thấu cảm.
Học cách kiểm soát cảm xúc của bản thân.
Nâng cao năng lực cá nhân bằng cách cập nhật kiến thức về các xu hướng mới trong nhiều lĩnh vực.
Cải thiện vốn từ, sự tự tin, gu ăn mặc và nhân cách để cảm thấy mình có năng lực hơn.
Rào cản sinh lý Rào cản sinh lý xuất hiện khi thông tin không thể được chuyển tải thành công do tình trạng thể lý của người gửi hoặc người nhận. Tình trạng thể lý có thể bao gồm mất thị lực, bệnh lý tâm thần, bệnh lý thể chất, khiếm khuyết về thính giác hoặc khả năng nói, cũng như các rối loạn học tập như chứng khó đọc, mất trí nhớ, kiệt sức quá mức và mệt mỏi. Những tình trạng này có thể làm cho truyền thông trở thành một tiến trình khó khăn.
Nhà vật lý nổi tiếng Stephen Hawking mắc một căn bệnh gọi là xơ cứng teo cơ một bên, khiến các cơ của ông bị liệt. Tình trạng này cũng ảnh hưởng đến khả năng nói của ông. Tuy vậy, ông vẫn thực hiện được những khám phá phi thường về vũ trụ.
Một trường hợp khác là Louis Braille, người mất thị lực từ rất sớm. Ông đã phát minh hệ thống đọc và viết dành cho người khiếm thị. Phát minh của ông đã trở thành nguyên nhân chính giúp nhiều người khiếm thị biết đọc biết viết.
Nhiều nhân vật vĩ đại như thế đã phá vỡ định kiến cho rằng khiếm khuyết thể lý tất yếu là một trở ngại không thể vượt qua.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản sinh lý
Cần có sự cảm thông đối với những người đang phải vật lộn với các tình trạng thể lý như vậy.
Tùy theo tình trạng của người nhận, hãy xây dựng một chiến lược để bảo đảm thông tin được gửi đi và tiếp nhận thành công.
Hãy kết hợp thông tin bằng lời với các phương tiện khác để người nhận dễ hiểu hơn.
Cần nhấn mạnh thông tin và lặp lại khi cần thiết.
Những người có khiếm khuyết có thể xử lý các tình huống khó khăn nhờ sự hỗ trợ của công nghệ. Hiện nay, điện thoại thông minh có nhiều tính năng như nhận diện giọng nói, Google Assistant và nhiều ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ người khuyết tật. Chẳng hạn, các ứng dụng như Supersense và Be My Eyes được thiết kế riêng để giúp người khiếm thị tìm đồ vật và di chuyển thuận tiện hơn.
Rào cản giới tính Rào cản giới tính trong truyền thông xuất hiện do những khác biệt trong cách tương tác và những kỳ vọng đặt lên mỗi giới. Dù nam giới và nữ giới sống trong cùng một thế giới, họ thường sống những đời sống song song hơn là hoàn toàn giao thoa với nhau. Các chủ đề tương tác giữa nam và nữ cũng có thể khác biệt đáng kể.
Các cuộc trò chuyện của nam giới thường tập trung vào thông tin, thời sự, cạnh tranh, xây dựng chuyên môn và thể hiện sự quả quyết. Ngược lại, các cuộc trò chuyện của nữ giới thường nhấn mạnh việc nâng đỡ cảm xúc, xây dựng niềm tin, gắn kết và các tương quan yêu thương.
Vì hai giới khác nhau trong cách tiếp cận nhau, họ thường bị hiểu lầm là thiếu thấu cảm đối với nhau. Nhưng thực tế là mỗi bên thường diễn đạt theo cách mà họ tin là hữu ích.
Trong cuốn sách “Đàn ông đến từ sao Hỏa, đàn bà đến từ sao Kim”, John Gray mô tả cách sinh động sự khác biệt giữa hai giới trong việc xử lý căng thẳng, tương tác với nhau và giải quyết vấn đề.
Ngay cả trong tiến trình ra quyết định, thiên kiến giới cũng có thể đóng một vai trò nào đó. Một nghiên cứu cho thấy, khi đối diện với điều kiện bị đe dọa bởi khuôn mẫu định kiến và khi rất sợ bị người khác đánh giá tiêu cực, phụ nữ có xu hướng đưa ra những quyết định rủi ro bất lợi nhiều hơn nam giới.
Điều này phần nào cho thấy vì sao phụ nữ thường nỗ lực rất nhiều để duy trì các mối tương quan và coi trọng đánh giá của người khác ở mức cao. Đây là điều không phải lúc nào cũng thấy tương tự nơi nam giới.
Định kiến giới là một hiện tượng cũng hiện diện trong môi trường nghề nghiệp. Phụ nữ thường bị gắn với những vai trò như giảng dạy, làm bánh, thiết kế, thủ công, nấu ăn và những công việc tương tự, vì các công việc ấy bị xem là “việc của phụ nữ”. Trong khi đó, họ thường bị xem là không phù hợp với những công việc đòi hỏi sức mạnh thể chất và sự bền bỉ.
Những vai trò như lính cứu hỏa, người nuôi ong, nhà thiên văn học, võ sĩ quyền anh và các nghề tương tự thường được mặc nhiên dành cho nam giới, vì phụ nữ bị coi là quá mỏng manh đối với các vai trò ấy. Khi những định kiến như thế tồn tại trong tâm trí con người, chúng ngăn cản thái độ cởi mở và sự tôn trọng các khác biệt trong quan điểm, từ đó ảnh hưởng rất lớn đến truyền thông.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản giới tính
Cách đầu tiên để giảm rào cản giới tính trong truyền thông là hiểu rằng nam giới và nữ giới là những con người khác nhau và có thể truyền thông theo những cách khác nhau.
Cần tìm hiểu đặc điểm của mỗi giới và tương tác với họ cách phù hợp.
Nếu người khác giới không đón nhận phản hồi của bạn, hãy thử điều chỉnh phản hồi ấy hoặc xin họ gợi ý một cách phản hồi khác.
Cũng cần chú ý đến những tín hiệu tinh tế mà cả hai giới đưa ra, rồi dựa vào đó để chuẩn bị cách đáp lại phù hợp.
Rào cản thời điểm Trong số nhiều rào cản của truyền thông, thời gian là một yếu tố quan trọng. Thời gian có thể quyết định hiệu quả của truyền thông. Rào cản thời điểm là những vấn đề trong truyền thông phát sinh do yếu tố thời gian. Việc gửi một thông điệp đúng lúc thường có tác động tốt hơn so với việc gửi thông điệp vào một thời điểm không phù hợp.
Chẳng hạn, một người gửi thư cho ai đó về một trường hợp khẩn cấp, nhưng lá thư chỉ được nhận sau vài tuần. Loại rào cản này thường xảy ra do khoảng cách vật lý giữa người gửi và người nhận, hoặc do sự khác biệt múi giờ giữa hai bên.
Trong một số tình huống, thông điệp đúng lại được gửi vào thời điểm sai. Chẳng hạn, một người vợ đang giận và chuẩn bị đi ra ngoài hỏi chồng rằng trông cô thế nào. Người chồng đáp rằng cô nhìn bằng đôi mắt của mình. Đó có thể là một câu đùa thú vị, nhưng lại được nói ra không đúng lúc.
Trong ví dụ này, người vợ muốn hỏi xem mình trông có chỉnh tề và phù hợp hay không, nhưng người chồng lại tận dụng cơ hội để đùa nhẹ. Tuy nhiên, xét vì người vợ vốn đã đang giận, câu đùa ấy đáng lẽ nên được giữ lại cho một thời điểm thích hợp hơn.
“Công lý bị trì hoãn là công lý bị chối từ” là một câu nói nổi tiếng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phán quyết đúng lúc. Một số thông điệp sẽ mất giá trị và ảnh hưởng nếu không được diễn tả vào đúng thời điểm. Ngay cả khi thông điệp được gửi muộn một giờ, thậm chí chỉ một phút, nó cũng có thể không tạo ra cùng một kết quả.
Chẳng hạn, Ray và Zen bị hỏi về một chiếc ví bị mất. Dù Zen là thủ phạm, anh vẫn khẳng định mình vô tội, khiến Ray bị ngăn không cho tham dự kỳ thi vào ngày hôm sau. Dù sau đó Zen thú nhận lỗi của mình, Ray vẫn phải chịu những hậu quả đã xảy ra.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản thời điểm
Để giảm rào cản thời gian, có thể sử dụng các phương tiện mới ít tốn thời gian hơn như WhatsApp, Instagram, Facebook và những nền tảng tương tự, vì chúng hỗ trợ chuyển tải thông điệp tức thời.
Cần nhạy bén với bối cảnh và những đòi hỏi của tình huống. Hãy bảo đảm rằng thông điệp của bạn được chuyển tải vào thời gian và địa điểm thích hợp.
Cần chọn phương tiện truyền thông phù hợp để thông điệp đến đúng lúc. Chẳng hạn, một thông điệp khẩn cấp nên được báo ngay qua điện thoại, thay vì chờ gặp trực tiếp mới nói.
Khi nói chuyện với những người ở múi giờ khác, hãy chọn thời gian không làm gián đoạn sinh hoạt của họ. Nên tính toán trước thời điểm phù hợp trước khi bắt đầu tương tác.
Lựa chọn sai kênh truyền thông Đôi khi một người gửi một thông điệp phù hợp, nhưng lại chọn sai kênh để chuyển tải, và điều đó làm hỏng hiệu quả của thông điệp dự định. Lựa chọn sai kênh là một dạng rào cản, trong đó một kênh không thích hợp được dùng để truyền đạt một thông điệp quan trọng.
Chẳng hạn, một nhân viên xin nghỉ phép với sếp bằng lời nói, thay vì gửi một thư điện tử chính thức hoặc một lá thư trình bày lý do. Dù thông điệp vẫn là xin nghỉ phép, việc chọn cách nói miệng trong trường hợp này có thể cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp từ phía nhân viên.
Sự khác biệt trong kênh truyền thông giúp người nhận hiểu mức độ nghiêm túc và cam kết đối với thông điệp. Giả sử một nhà quản lý muốn khen ngợi một nhân viên vì đã đạt mục tiêu trong tháng. Nhà quản lý có thể gửi một thư điện tử khen ngợi sự tận tụy của nhân viên ấy, hoặc gửi một tin nhắn, hoặc đến tận bàn làm việc để trực tiếp bày tỏ sự trân trọng.
Cách nào sẽ tạo tác động tốt hơn? Rõ ràng, cách sau có thể được nhân viên đánh giá cao hơn, vì nó thể hiện sự nhìn nhận chân thành của người quản lý đối với sự cống hiến và nỗ lực của nhân viên dành cho tổ chức.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản do chọn sai kênh
Khi chọn kênh truyền thông cho một thông điệp, người gửi cần chú ý đến mức độ phức tạp của thông điệp, năng lực của người nhận, hậu quả của việc chọn sai kênh và mức độ khẩn cấp của hành động cần thực hiện.
Người gửi cần cân nhắc các lựa chọn và chọn kênh phù hợp nhất với thông điệp mình muốn gửi.
Nên đáp lại bằng cùng phương tiện mà thông điệp đã được gửi đến. Nếu thông điệp đến qua thư điện tử, phản hồi cũng nên được gửi qua cùng phương tiện ấy.
Trong trường hợp thảo luận những thông tin quan trọng qua hình thức trực tuyến, nên có thêm một cuộc trao đổi ngắn trực tiếp về cùng nội dung ấy, nếu điều kiện cho phép.
Rào cản thái độ và nhận thức Barbara xuất thân từ một gia đình rối loạn chức năng, nơi cha cô từng có nhiều hành vi lạm dụng. Ký ức tuổi thơ ấy khắc sâu đến mức cô tin rằng tất cả đàn ông đều có khuynh hướng lạm dụng và khinh miệt phụ nữ. Niềm tin này cản trở mọi tương tác bình thường của cô với nam giới. Cô luôn trở về nhà với cùng một lời than phiền rằng đàn ông cho rằng cô quá thẳng thừng và hỗn xược.
Rào cản thái độ xuất hiện do những giả định, niềm tin và thái độ có sẵn về một số vấn đề. Những niềm tin ấy ngăn cản con người giữ tâm trí cởi mở và đón nhận nhận thức cũng như ý tưởng của người khác.
Những niềm tin sai lệch này có thể trở thành rào cản trong truyền thông, vì chúng là những quan niệm bị thu hẹp và xa rời sự thật. Việc rập khuôn có thể trở thành rào cản khi con người hành động dựa trên các niềm tin định sẵn và xem nhẹ câu chuyện của người khác.
Khi con người có những quan điểm quá mạnh về một số khía cạnh nào đó, họ có xu hướng nhận thức một cách chọn lọc. Đây là tình trạng một người chỉ chọn nhìn thấy điều mình muốn thấy, trong khi bỏ qua phần còn lại. Vì thế, nếu tin rằng tất cả đàn ông đều gia trưởng, Barbara sẽ chỉ tìm kiếm và nhìn thấy tính gia trưởng nơi nam giới, đồng thời bỏ qua mọi phẩm chất tích cực khác.
Cách tránh hoặc giảm thiểu rào cản thái độ và nhận thức
Hãy học cách “đồng ý rằng chúng ta có thể bất đồng”. Mỗi người đến từ những bối cảnh chủng tộc và sắc tộc khác nhau, vì thế niềm tin của chúng ta về thế giới cũng khác nhau. Những cách nhìn này đôi khi chỉ là những ý kiến bị giới hạn hoặc bị bóp méo. Quan điểm của một người không nhất thiết phải trùng khớp với quan điểm của người khác. Vì vậy, chúng ta cần học cách tôn trọng và chấp nhận sự khác biệt trong quan điểm và thái độ.
Giữ tâm trí cởi mở trước những tư tưởng mới, học khả năng nhìn thế giới qua lăng kính của người khác, đồng thời trao đổi và đón nhận những hệ tư tưởng đúng đắn và có giá trị. Điều này có thể giúp tránh nhiều xung đột liên vị.
Hãy chú ý đến ngôn ngữ của mình và làm dịu giọng điệu. Luôn giữ sự quả quyết đúng mực.
Hãy trung thực, cởi mở và thẳng thắn trong việc đặt câu hỏi cũng như đưa ra phản hồi.
Hãy thực hành truyền thông chánh niệm, trong đó bạn chủ động xử lý những điều mình nói và những gì mình nghe từ phía người khác.
Hãy dành cho người khác quyền được nghi ngờ tích cực, và đừng giả định rằng mọi người đều được cắt ra từ cùng một tấm vải.
Những rào cản khác đối với truyền thông
Ngoài những rào cản quan trọng nêu trên, còn có những yếu tố khác cũng làm suy giảm hiệu quả truyền thông.
Hành vi thiếu quả quyết.
Thiên kiến cá nhân.
Những hoàn cảnh bất ngờ.
Sự bận tâm quá mức đến công việc.
Thiếu phản hồi.
Những yếu tố vừa nêu cũng có thể ẩn mình như những trở ngại đối với truyền thông hiệu quả. Sau khi tìm hiểu các rào cản này, chúng ta có thể hiểu rằng có nhiều yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông của con người.
Trong ví dụ về Nicole và Petra, nhiều yếu tố như tiếng ồn, sự giận dữ và vấn đề nhận thức đã đóng vai trò tiêu cực trong việc làm suy giảm cuộc đối thoại của họ. Vì thế, điều thiết yếu là phải ý thức về các rào cản này và từng bước vượt qua chúng, để tiến trình truyền thông có thể diễn ra trôi chảy, sáng tỏ và nhân bản hơn.
CÁC RÀO CẢN TRONG TRUYỀN THÔNG
Các rào cản trong truyền thông có thể bao gồm:
Rào cản phát sinh từ những cách nhận thức khác nhau về thực tại
Rào cản trong truyền thông nói chung
Rào cản đối với truyền thông hiệu quả
Rào cản trong truyền thông bằng văn bản
Ngôn ngữ cơ thể như một rào cản đối với truyền thông khẩu ngữ hiệu quả
Nguyên nhân của các rào cản tâm lý, định nghĩa và ví dụ
Rào cản văn hóa trong truyền thông
Rào cản ngôn ngữ trong truyền thông
Phương tiện truyền thông không phù hợp như một rào cản
Truyền thông sai lệch
Rào cản vật lý hoặc môi trường
Rào cản tâm lý hoặc thái độ
Rào cản ngữ nghĩa
Chưa có Đánh giá/Bình luận nào được đăng.
Hãy trở thành người đầu tiên đóng góp nội dung cho Bài viết này.
